Outlook 2019 является одной из самых популярных программ для электронной почты среди пользователей по всему миру. Однако, с ростом количества получаемых сообщений, у вас может возникнуть проблема с хранением писем в папках входящих. Решением этой проблемы может стать настройка архивирования электронной почты в Outlook 2019.
Архивирование позволяет сохранять старые сообщения в отдельную папку, освобождая место в папке входящих и делая работу с почтой более удобной. В этой статье мы предоставим подробную инструкцию о том, как настроить архивирование в Outlook 2019.
Первым шагом является открытие программы Outlook 2019 и выбор нужного аккаунта электронной почты. Затем, откройте вкладку «Файл» в верхней панели инструментов и выберите «Параметры».
Примечание: Если вы используете Outlook в рабочем окружении, возможно, настройки архивирования могут быть ограничены администратором. В таком случае, вам следует обратиться к администратору для получения разрешения на настройку архивирования.
Как настроить архивирование в Outlook 2019?
Архивирование почты в Outlook 2019 позволяет эффективно организовывать и сохранять важные сообщения и вложения для последующего доступа. В этом разделе представлены подробные инструкции по настройке архивирования в Outlook 2019.
- Откройте Outlook 2019 и выберите закладку «Файл» в верхнем левом углу экрана.
- На вкладке «Информация» выберите «Настройка учетной записи» и затем выберите «Настройка архивирования».
- В появившемся диалоговом окне «Настройка архивирования» выберите папку, которую вы хотите архивировать.
- Выберите период, за который вы хотите архивировать сообщения. Вы можете выбрать определенный диапазон дат или использовать предустановленные значения «3 месяца», «6 месяцев», «1 год» и т. д.
- Подтвердите настройки, нажав кнопку «Архивировать сейчас». Outlook 2019 начнет процесс архивирования выбранной папки.
- Дождитесь завершения процесса архивирования. Время завершения может занять некоторое время, в зависимости от количества сообщений в выбранной папке.
После завершения процесса архивирования в Outlook 2019 будет создан файл архива с расширением .pst. Этот файл можно сохранить на компьютере или на съемном носителе для последующего использования.
Теперь вы знаете, как настроить архивирование в Outlook 2019. Этот полезный инструмент позволит вам сохранить и организовать свою электронную почту таким образом, чтобы вы всегда могли быстро найти нужные сообщения и документы.
Установка необходимых параметров
Перед началом настройки архивирования в Outlook 2019 необходимо установить определенные параметры, которые обеспечат правильную работу функции сохранения электронной почты.
Первым шагом является открытие приложения Outlook 2019 и выбор вкладки Файл в главном меню.
После этого откроется окно с настройками аккаунта. В данном окне выберите раздел Параметры, а затем перейдите на вкладку Другие.
На вкладке Другие найдите раздел Архивирование и кликните по нему.
В открывшемся окне вы увидите несколько опций, связанных с архивированием электронной почты. Ознакомьтесь с этими параметрами и установите желаемые значения в соответствии с вашими предпочтениями.
Важно отметить, что вы можете указать папки, которые будут автоматически архивироваться, а также задать временные рамки для хранения архивных писем.
После установки необходимых параметров нажмите кнопку ОК, чтобы сохранить изменения и закрыть окно настроек.
Теперь вы завершили установку необходимых параметров и можете приступить к настройке архивирования в Outlook 2019.
Выбор папки для архивирования
Outlook 2019 позволяет выбирать папку для архивирования электронной почты, чтобы сохранить важную информацию и освободить место в почтовом ящике. Вам может потребоваться архивировать папку с определенными сообщениями или целую папку, включая все подпапки.
Для выбора папки для архивирования выполните следующие шаги:
- Откройте Outlook 2019 и перейдите к разделу «Файл».
- Выберите «Информация» в меню справа.
- Нажмите на кнопку «Настройки учетной записи» и в появившемся списке выберите «Настройки учетной записи».
- В открывшемся окне «Настройки учетной записи» выберите учетную запись, для которой вы хотите настроить архивирование.
- Нажмите на кнопку «Настройки», расположенную снизу.
- В новом окне выберите «Расширенные» и нажмите на кнопку «Папки Автоархива».
- В появившемся окне в разделе «Выбор папки» выберите папку, которую вы хотите архивировать.
- Нажмите на кнопку «OK» и закройте все открытые окна настройки.
Теперь выбранная папка будет автоматически архивироваться в соответствии с настроенными параметрами автоархивации. Вам не придется беспокоиться о сохранении важных сообщений, так как они будут автоматически перемещены в архив.
Примечание: После настройки автоархивации рекомендуется регулярно проверять папку архива и удалять устаревшие сообщения, чтобы избежать переполнения архива и сохранить данные актуальными.
Настройка правил архивирования
Outlook 2019 предоставляет возможность настроить правила архивирования, которые автоматически перемещают определенные сообщения или папки в архив. Это позволяет упорядочить почту и освободить место на сервере, сохраняя при этом доступ к архивированным сообщениям.
Для начала, откройте Outlook 2019 и перейдите во вкладку «Файл». В открывшемся меню выберите «Параметры». Далее, на панели навигации слева выберите «Расширенные» и нажмите на кнопку «АвтоАрхивирование».
В окне «АвтоАрхивирование» вы можете выбрать, какие элементы архивировать, как часто и где сохранить архив. Нажмите на кнопку «Правила автоАрхивирования», чтобы добавить новое правило.
В появившемся окне «Создать правило архивирования» введите название правила и выберите тип элементов, которые хотите архивировать (например, входящие сообщения, отправленные сообщения и т. д.). Далее, выберите папку, в которую будут перемещаться архивируемые элементы.
Также вы можете настроить расписание архивирования, указав периодичность (например, каждый день или каждую неделю) и количество дней, после которых элементы будут архивированы.
Если вы хотите, чтобы архивированные элементы были удалены из основных папок, активируйте опцию «Удалять элементы, а не перемещать их в папку Архив». Это поможет более эффективно организовать почту и избежать переполнения основных папок.
После настройки всех параметров нажмите «ОК», чтобы сохранить правило. Оно будет показано в окне «Правила автоАрхивирования». Если вам потребуется изменить или удалить правило, вы всегда сможете сделать это здесь.
Теперь, когда правило архивирования настроено, Outlook 2019 будет автоматически перемещать архивируемые элементы в указанную папку согласно заданным условиям. Это поможет вам более эффективно управлять почтой и сохранять доступ к архивированным сообщениям.
Запуск процесса архивирования
Чтобы начать процесс архивирования электронной почты в Outlook 2019, выполните следующие шаги:
- Откройте приложение Outlook 2019 на своем компьютере.
- Нажмите на вкладку «Файл» в верхней части окна программы.
- В открывшемся меню выберите пункт «Параметры».
- В окне «Параметры Outlook» выберите вкладку «Расширенные».
- Прокрутите страницу вниз до раздела «Автоматическое архивирование» и нажмите на кнопку «Настройка автосохранения».
- В новом окне «Автосохранение» установите флажок напротив пункта «Архивировать эти элементы автоматически».
- Выберите папку, в которой будут сохраняться архивные копии писем. Вы можете использовать существующую папку или создать новую.
- Установите период, через который Outlook должен автоматически архивировать письма. Вы можете выбрать дни, недели или месяцы.
- Нажмите на кнопку «OK», чтобы сохранить изменения.
- После включения автоматического архивирования, Outlook будет периодически проверять вашу почту и перемещать старые письма в выбранную папку.
Теперь у вас есть все необходимые настройки, чтобы начать автоматическое архивирование электронной почты в Outlook 2019.