Outlook 2016 — это мощный почтовый клиент, который предоставляет множество возможностей для управления и организации вашей электронной почты. Одна из таких функций — это сортировка писем. Сортировка позволяет вам легче найти и упорядочить входящую информацию, отфильтровать ее по различным критериям и создать определенную систему в вашем почтовом ящике.
Настройка сортировки писем в Outlook 2016 — это простая процедура, которая требует всего нескольких шагов. В этом подробном гайде мы расскажем вам, как выполнить эту задачу, используя интуитивно понятный интерфейс Outlook.
Прежде всего, вы должны открыть Outlook 2016 и перейти в раздел «Почта». Затем найдите кнопку «Сортировка» в верхней части окна и щелкните на ней. Вы увидите выпадающее меню с различными параметрами сортировки, такими как «Дата», «От», «Кому», «Тема» и т. д. Выберите параметры сортировки, которые вам нужны, щелкнув на них в меню. Например, если вы хотите отсортировать письма по дате, выберите параметр «Дата».
После выбора параметров сортировки, вы можете также указать порядок сортировки — по возрастанию или убыванию. Чтобы это сделать, выберите соответствующую опцию в выпадающем меню «Порядок сортировки». Например, если вы хотите отсортировать письма от самых новых до самых старых, выберите опцию «По убыванию».
Начальные настройки
Перед тем как приступить к настройке сортировки писем в Outlook 2016, убедитесь, что ваш почтовый ящик правильно настроен и все письма корректно отображаются. Для этого:
- Убедитесь, что у вас есть учетная запись электронной почты и вы знаете свое имя пользователя и пароль.
- Откройте приложение Outlook 2016 на вашем компьютере.
- Перейдите во вкладку «Файл» и выберите «Добавить учетную запись».
- В появившемся окне выберите опцию «Учетные записи электронной почты» и нажмите «Далее».
- Введите свое имя, адрес электронной почты и пароль в соответствующие поля.
- Нажмите «Далее» и дождитесь завершения настройки учетной записи.
После завершения этих простых шагов вы сможете приступить к настройке сортировки писем в Outlook 2016.
Предустановки сортировки
Outlook 2016 предлагает несколько предустановок сортировки, которые позволяют легко управлять и организовывать письма в почтовом ящике. Вот некоторые из них:
- Сортировка по дате — этот вариант сортирует письма по дате и времени их получения. Самые новые письма будут отображаться вверху списка, а старые — внизу.
- Сортировка по отправителю — с помощью этой опции можно отсортировать письма по отправителю. Письма будут группироваться по электронным адресам отправителей, что упростит поиск и управление письмами от конкретных лиц или организаций.
- Сортировка по размеру — эта предустановка позволяет отсортировать письма по их размеру. Самые большие письма будут отображаться вверху списка, а самые маленькие — внизу.
- Сортировка по важности — при помощи этой опции можно отсортировать письма по их важности. Наиболее важные письма будут отображаться вверху списка, а менее важные — внизу.
Зная о предустановках сортировки в Outlook 2016, вы сможете организовать свою почту таким образом, который наилучшим образом соответствует вашим потребностям и предпочтениям.
Настройка правил сортировки
Microsoft Outlook 2016 предлагает возможность настройки правил сортировки писем, которые позволяют автоматически перемещать входящие сообщения в определенные папки или размечать их определенными метками. Настраивая правила сортировки, вы можете упорядочить свою почту, освободившись от необходимости вручную классифицировать каждое приходящее письмо.
Чтобы настроить правило сортировки в Outlook 2016:
- Откройте приложение Outlook и выберите вкладку «Файл».
- В открывшемся меню выберите «Правила и предупреждения» и нажмите на кнопку «Управление правилами и оповещения».
- В появившемся окне нажмите на кнопку «Новое правило».
- Выберите необходимый шаблон правила сортировки или создайте новое правило с помощью вкладки «Правило пустого шаблона».
- В следующем окне настройте условия и действия для правила. Вы можете указать, какие сообщения и от кого они должны быть перемещены, а также выбрать действия, которые необходимо выполнить для таких сообщений.
- После настройки условий и действий нажмите кнопку «Далее».
- Установите флажок «Применить правило к существующим сообщениям», если необходимо применить правило к уже имеющимся в папке сообщениям.
- Нажмите кнопку «Завершить», чтобы завершить настройку правила.
Правило сортировки будет применено к входящим сообщениям, отвечающим заданным условиям, автоматически перемещая их в заданную папку или применяя выбранные действия. Вы можете настроить несколько правил сортировки для более тонкой классификации почты и оптимизации вашего рабочего процесса.
Использование фильтров
Outlook 2016 позволяет использовать фильтры для более точной сортировки входящих писем. Фильтры позволяют автоматически перемещать письма в определенные папки, удалять спам или помечать сообщения определенными метками. В данном разделе мы рассмотрим, как использовать фильтры в Outlook 2016.
1. Щелкните правой кнопкой мыши на папке, в которую вы хотите применить фильтр.
2. В появившемся меню выберите «Настроить правила сортировки…».
3. В окне «Правила сортировки» нажмите кнопку «Добавить новое правило».
4. Введите имя правила и выберите условия, по которым будут сортироваться письма. Например, вы можете выбрать сортировку по отправителю, теме или содержанию письма.
5. Выберите действия, которые будут применяться к письмам, удовлетворяющим выбранным условиям. Например, вы можете переместить письма в другую папку, удалить их или пометить определенной категорией.
6. Нажмите кнопку «Готово» для сохранения правила.
После того, как вы создали фильтр, Outlook 2016 автоматически будет применять его к входящим письмам в выбранной папке. Вы сможете легко настроить и изменить фильтры в любое время по своему усмотрению.
Применение категорий
Применение категорий в Outlook 2016 имеет несколько преимуществ:
- Организация: Вы можете использовать категории для группировки писем по проектам, клиентам или любым другим критериям, что поможет легко найти нужное письмо в будущем.
- Удобство: Категории позволяют быстро визуализировать статус или приоритет каждого письма, что особенно полезно при работе с большим объемом почты.
- Поиск: Вы можете использовать категории в поиске, чтобы найти все письма с определенной категорией с отличной точностью.
В Outlook 2016 существует несколько предопределенных категорий, таких как «Работа», «Личное», «Семья» и другие, но вы также можете создавать свои собственные категории.
Для добавления категории к письму, выберите письмо и нажмите правой кнопкой мыши, затем выберите опцию «Категории». В появившемся меню выберите нужную категорию или создайте новую.
Управление папками
Outlook 2016 предлагает много возможностей по управлению папками, что позволяет эффективно организовать свою почту и легко находить нужные сообщения. Вот некоторые полезные функции:
| 1. Создание новых папок: | Чтобы создать новую папку, перейдите во вкладку «Папка» на панели меню и выберите команду «Создать новую папку». Введите имя папки и нажмите «ОК». |
| 2. Перемещение писем в папки: | Чтобы переместить письмо в другую папку, просто выделите его и перетащите в нужную папку в левой панели Outlook. |
| 3. Удаление папок: | Чтобы удалить папку, щелкните правой кнопкой мыши на ней в левой панели Outlook и выберите команду «Удалить». Обратите внимание, что при удалении папки также будут удалены все сообщения, содержащиеся в этой папке. |
| 4. Переименование папок: | Чтобы переименовать папку, щелкните правой кнопкой мыши на ней в левой панели Outlook и выберите команду «Переименовать». Введите новое имя папки и нажмите «Enter». |
| 5. Цветовое кодирование папок: | Чтобы быстро визуально отличать папки друг от друга, можно применить цветовое кодирование. Щелкните правой кнопкой мыши на папке, выберите «Свойства папки» и перейдите на вкладку «Метка». В разделе «Цвет» выберите желаемый цвет и нажмите «ОК». |
Эти функции помогут вам легко управлять папками и эффективно организовывать вашу почту в Outlook 2016.
Приоритизация писем
1. Отметка сообщений как важных: Выделите письмо и щелкните правой кнопкой мыши, затем выберите опцию «Отметить как важное». Это поможет вам отслеживать важные письма и отображать их в отдельной папке «Важные» во вкладке «Входящие».
2. Создание правил сообщений: В Outlook 2016 можно задать правила, которые автоматически определенные сообщения будут помещать в определенные папки. Например, вы можете настроить правила для перемещения писем от определенных отправителей или с определенными ключевыми словами в папку «Важные». Это позволит автоматически приоритизировать важную переписку.
3. Использование функции «Важность»: В Outlook 2016 есть функция «Важность», которая автоматически определяет степень важности письма. Вы можете использовать функцию «Важность» для сортировки писем и отображения самых важных сообщений вверху списка во вкладке «Входящие». Но не забывайте, что система только предлагает свое мнение, и вы можете изменить приоритет письма вручную.
С помощью этих методов вы сможете управлять приоритетом писем в Outlook 2016 и обрабатывать важные сообщения в первую очередь. Выберите самый подходящий метод для вас и настройте сортировку писем, чтобы организовать свою электронную почту более эффективно.