Звонок по электронной почте может быть полезным инструментом коммуникации в современном мире. Это удобный способ связи с коллегами, партнерами или клиентами, особенно если вы не можете или не хотите общаться по телефону или лично. В этой статье мы расскажем вам, как совершить звонок по электронной почте при помощи нескольких простых шагов.
Первым шагом для совершения звонка по электронной почте является открытие программы для работы с электронной почтой, такой как Microsoft Outlook или Gmail. Затем вам необходимо написать новое письмо, указав адрес получателя в поле «Кому». Если у вас уже есть человек, с которым вы хотите связаться, воспользуйтесь заполнением контакта из вашего адресной книги.
После того, как вы указали получателя, необходимо написать тему письма. Тема должна быть короткой, ясной и информативной, чтобы получатель понимал, о чем речь. Используйте сильные и убедительные слова, чтобы привлечь внимание получателя и вызвать интерес.
Подготовка к звонку
Перед тем как совершить звонок, важно подготовиться к нему. Во-первых, убедитесь, что у вас есть все необходимые контактные данные для звонка. Убедитесь, что у вас есть правильный номер телефона, на котором вы собираетесь звонить. Также проверьте, доступны ли вам достаточные средства для совершения звонка. Если вы собираетесь совершать звонок на дальнее расстояние, убедитесь, что у вас есть возможность позвонить в другую страну или регион.
Кроме того, продумайте, что вы будете говорить при звонке. Если у вас есть вопросы или предложения, напишите их заранее, чтобы не забыть ничего важного. Проговорите в уме основные моменты разговора, чтобы быть готовым к обсуждению. Также не забудьте о вежливости и улыбке в голосе – это поможет вам создать положительное впечатление на вашего собеседника.
Выберите подходящее время
При планировании звонка по электронной почте важно учитывать время, которое будет удобно и для вас, и для получателя. Разные люди имеют разные расписания и предпочтения по времени.
Вам может потребоваться найти время, когда оба человека свободны и готовы говорить. Для этого вы можете использовать следующие подходы:
- Предложить несколько вариантов времени для звонка и попросить получателя выбрать наиболее удобное время. Например, вы можете предложить время утром, в рабочее время или вечером.
- Уточнить, какое время работы или свободное время у человека, с которым вы планируете связаться. Это поможет вам согласовать время звонка, учитывая его предпочтения и расписание.
- Если вы заранее знаете, что у получателя есть предпочтительное время для звонка (например, он рано встаёт или поздно ложится спать), вы можете предложить это время или уточнить, подойдет ли оно ему. Не забудьте учесть разницу в часовых поясах, если вы связываетесь с человеком из другого региона.
Выбирая подходящее время для звонка, не забывайте учитывать занятость и доступность всех сторон. Не стесняйтесь задать вопрос о предпочитаемом времени заранее, чтобы сделать процесс планирования более эффективным.
Составьте список вопросов
Прежде чем совершить звонок по электронной почте, важно подготовиться и составить список вопросов, которые вы хотите задать собеседнику. Это поможет вам организовать свои мысли и убедиться, что вы не забудете задать важные вопросы.
Когда вы составляете список вопросов, обратите внимание на следующее:
- Цель звонка: определите, для чего вы собираетесь звонить и какие вопросы помогут вам достичь этой цели.
- Порядок вопросов: структурируйте список так, чтобы вопросы были логически связаны и помогали вам последовательно обсудить тему.
- Открытые вопросы: старайтесь задавать открытые вопросы, которые позволят собеседнику раскрыть свои мысли и поделиться информацией более подробно.
- Понятность: проверьте, чтобы ваши вопросы были четкими и понятными, чтобы собеседник мог легко на них ответить.
- Дополнительные вопросы: подумайте о возможности задать дополнительные вопросы на основе ответов собеседника, чтобы уточнить информацию или углубить обсуждение.
Запишите список вопросов перед звонком, чтобы иметь его под рукой и не забыть ничего важного. Также полезно будет вести записи во время разговора, чтобы иметь возможность вернуться к ним позже и обновить свои заметки.
Настройка программы для звонка
Шаг 1: Установите программу звонка
Перед тем как начать звонить по электронной почте, вам необходимо установить программу для звонков. Существует множество приложений, которые позволяют осуществлять звонки через интернет, такие как Skype, WhatsApp, Viber и другие. Выберите и установите то приложение, которое наиболее подходит для ваших нужд.
Шаг 2: Создайте аккаунт и настройте его
После установки программы звонка вам необходимо создать аккаунт. Для этого вам придется указать свою электронную почту и выбрать пароль. Заполните все необходимые поля и нажмите на соответствующую кнопку для завершения регистрации.
Примечание: для некоторых программ звонка может потребоваться подтверждение аккаунта с помощью электронной почты. Убедитесь, что вы указали правильный адрес электронной почты и проверьте его на наличие письма с подтверждением.
Шаг 3: Проверьте настройки звука и микрофона
Перед тем как начать звонить, убедитесь, что настройки звука и микрофона на вашем устройстве корректно настроены. Проверьте громкость звука, а также убедитесь, что микрофон работает исправно. Если звук или микрофон не работают, проверьте настройки программы звонка и убедитесь, что устройства корректно подключены к компьютеру.
Примечание: для некоторых программ звонка может потребоваться установка дополнительных компонентов или драйверов для правильной работы звука и микрофона. Убедитесь, что ваши драйверы и программы обновлены до последней версии.
Установите необходимое программное обеспечение
Для совершения звонков по электронной почте вам потребуется определенное программное обеспечение. Вот несколько популярных программ, которые могут быть использованы для этой цели:
1. Skype – бесплатная программа, позволяющая совершать голосовые и видеозвонки по интернету. Вы можете загрузить ее с официального сайта и установить на свой компьютер или мобильное устройство.
2. Zoom – еще одна популярная программа для проведения видео- и аудиоконференций. Она также доступна для скачивания и установки на различные платформы.
3. Microsoft Teams – приложение, разработанное компанией Microsoft для коммуникации и совместной работы. Оно предоставляет возможность совершать звонки и проводить онлайн-встречи.
4. Google Meet – инструмент от Google, который позволяет устраивать видеоконференции. Он входит в состав популярного сервиса G Suite и может быть использован с эккаунтом Google.
Выберите программное обеспечение, установите его на свое устройство и следуйте инструкциям по настройке. После установки и настройки вы будете готовы совершать звонки по электронной почте.
Проверьте настройки микрофона и динамиков
Перед тем, как совершить звонок по электронной почте, убедитесь, что настройки микрофона и динамиков работают корректно. Плохо настроенные аудиоустройства могут помешать эффективной связи с вашим собеседником. Вот некоторые шаги, которые вы можете предпринять для проверки настроек:
- Проверьте подключение вашего микрофона и динамиков к компьютеру. Убедитесь, что они правильно вставлены в соответствующие разъемы.
- Если вы используете наушники с встроенным микрофоном, проверьте, что они правильно надеты на вашу голову и включены.
- Откройте настройки системы и найдите раздел «Звук». Проверьте, что уровень громкости микрофона и динамиков установлены на оптимальное значение.
- Проверьте, что микрофон и динамики не отключены или выключены. Если вы видите крестик или знак выключено рядом с устройством, щелкните на нем правой кнопкой мыши и выберите опцию «Включить» или «Включить устройство».
- Если ваше устройство имеет драйвер, обновите его до последней версии. Драйверы – это программные компоненты, которые обеспечивают связь между аппаратным обеспечением и операционной системой.
Проверьте, что настройки микрофона и динамиков работают правильно, прежде чем совершать звонок по электронной почте. Это поможет вам избежать проблем с аудио во время разговора и обеспечит качественную связь с вашим собеседником.