Microsoft Outlook 2013 — один из самых популярных почтовых клиентов, который помимо прочего предлагает возможность сохранять и управлять своими электронными сообщениями в архиве. Архивирование помогает освободить место на почтовом сервере и обеспечить более эффективное управление почтой.
В этой инструкции мы рассмотрим, как настроить архивацию в Outlook 2013, чтобы вы могли хранить свои сообщения в безопасном месте и иметь к ним быстрый доступ. Следуйте этим простым шагам, чтобы начать использовать функцию архивации в Outlook 2013.
Шаг 1. Установка настроек архивации
Первым шагом является настройка параметров архивации в Outlook 2013. Чтобы это сделать, откройте программу Outlook и выберите вкладку «Файл» в верхнем меню.
Примечание: Если вы используете Outlook 2013 в составе пакета Microsoft Office, возможно, вам придется выбрать вкладку «Файл» и затем «Параметры» или «Настройки», чтобы получить доступ к настройкам архивации.
На странице «Информация» выберите «Параметры», а затем найдите вкладку «Расширенные». В разделе «Архивация и архивные папки» вы увидите кнопку «АвтоАрхивация». Нажмите на нее.
Подготовка к настройке архивации в Outlook 2013
Outlook 2013 предлагает возможность архивировать почту для более удобного управления и сохранения важных сообщений и файлов. Для того чтобы настроить архивацию в Outlook 2013, необходимо выполнить несколько предварительных шагов.
Во-первых, перед началом архивации рекомендуется произвести очистку почтового ящика от ненужных сообщений и файлов. Это поможет ускорить процесс архивации и сделает работу с почтой более эффективной. Отметьте все письма и файлы, которые вы хотите удалить, и нажмите на кнопку «Удалить». Обратите внимание, что удаленные сообщения остаются доступными в папке «Удаленные элементы» и могут быть восстановлены в случае ошибочного удаления.
Во-вторых, перед началом архивации рекомендуется создать новую папку для архивированных сообщений и файлов. Перейдите в меню «Почта» и выберите «Папки». Нажмите правой кнопкой мыши на папке «Личные папки» и выберите «Создать папку». Введите название новой папки и нажмите на кнопку «ОК».
Наконец, перед началом архивации рекомендуется проверить настройки автоархивации. Перейдите в меню «Файл» и выберите «Параметры». В открывшемся окне выберите раздел «Расширенные» и нажмите на кнопку «Автоархивация». Убедитесь, что автоархивация включена и настроена по вашему усмотрению. Вы можете выбрать периодичность автоархивации, а также папки, которые будут архивироваться автоматически.
После выполнения всех этих предварительных шагов вы готовы к настройке архивации в Outlook 2013. Теперь вы можете перейти к следующему шагу — выбору параметров архивации и запуску процесса архивации.
Установка и настройка архивации в Outlook 2013
Outlook 2013 предоставляет возможность установить и настроить автоматическую архивацию папок, чтобы эффективно управлять своим электронным почтовым ящиком, сохраняя важные сообщения и снижая объем хранимых данных. В этом разделе представлены инструкции по установке и настройке архивации в Outlook 2013.
Чтобы установить архивацию в Outlook 2013, выполните следующие шаги:
- Откройте Outlook 2013 и перейдите к разделу «Файл».
- В меню выберите пункт «Настройки учетной записи» и выберите учетную запись, для которой хотите настроить архивацию.
- На странице настроек учетной записи выберите пункт «Настройки почты» и нажмите на кнопку «Архивировать почту».
- В появившемся окне выберите папку, которую хотите архивировать, и укажите параметры архивации, такие как период хранения сообщений.
- Нажмите на кнопку «ОК», чтобы сохранить настройки архивации.
После установки архивации в Outlook 2013, программное обеспечение будет автоматически перемещать старые сообщения из выбранной папки в архивную папку. При этом, в основной почтовой папке останутся только новые и актуальные сообщения, что поможет упорядочить почту и улучшить производительность Outlook.
Из архива можно в любой момент вернуть сообщения обратно в основную папку, если они снова станут актуальными. Для этого выполните следующие шаги:
- Откройте раздел «Файл» в Outlook 2013.
- Выберите «Открыть и экспорт» и выберите пункт «Открыть файл данных Outlook».
- Укажите путь к архивному файлу .pst и откройте его.
- В левой панели выберите архивную папку, где хранятся нужные сообщения.
- Выберите сообщения, которые хотите вернуть в основную папку, и перетащите их туда.
Таким образом, установка и настройка архивации в Outlook 2013 помогут эффективно управлять вашими электронными письмами, сэкономить место на почтовом сервере и сохранить все важные сообщения без потери доступа к ним.
Выбор папки для архивации в Outlook 2013
Для настройки архивации в Outlook 2013 необходимо выбрать папку, которую вы хотите архивировать. Это может быть ваше личное письмо, папка контактов или календарь. Вот как это сделать:
- Откройте Outlook 2013 и перейдите во вкладку «Файл».
- В открывшемся меню выберите «Параметры».
- Перейдите на вкладку «Расширенные» и найдите раздел «Автозагрузка и архивирование».
- Нажмите на кнопку «Настройка папок архивации».
- В списке папок выберите ту, которую вы хотите архивировать, и нажмите «ОК».
После этого выбранная папка будет включена в процесс архивации. Outlook 2013 будет автоматически архивировать все новые и старые элементы этой папки в соответствии с настройками архивации.
Выбор периода архивации в Outlook 2013
Для настройки архивации в Outlook 2013 и выбора периода, за который вы хотите сохранять сообщения, следуйте этим простым инструкциям:
Шаг 1: Откройте Outlook 2013 и выберите вкладку «Файл» в верхнем левом углу экрана.
Шаг 2: В открывшемся меню выберите «Параметры», чтобы открыть окно настроек Outlook.
Шаг 3: В окне настроек Outlook выберите вкладку «Расширенные» на левой панели.
Шаг 4: Прокрутите вниз до раздела «Автоматическая обработка» и нажмите на кнопку «Автоматическое архивирование…».
Шаг 5: В открывшемся окне «Автоматическое архивирование» установите флажок рядом с опцией «Архивировать эту папку и все подпапки».
Шаг 6: Введите желаемый период архивации в поле «Если элемент старше», используя выбор единицы измерения времени (например, недели, месяцы или годы).
Шаг 7: Чтобы изменить место сохранения архивных файлов, нажмите на кнопку «Параметры». Выберите желаемую папку для хранения архивных файлов и нажмите «ОК».
Шаг 8: Нажмите «ОК» во всех открытых окнах настроек Outlook, чтобы сохранить изменения.
Теперь Outlook 2013 будет автоматически архивировать сообщения, старше указанного вами периода времени, и сохранять их в выбранной вами папке. Помните, что регулярно пополняйте и удаляйте архивные файлы, чтобы освободить место на вашем компьютере.
Параметры архивации в Outlook 2013
Outlook 2013 предоставляет возможность настраивать параметры архивации по вашему усмотрению. Это позволяет сохранять важные сообщения и файлы в специальном архиве, чтобы освободить место в почтовом ящике и упорядочить работу.
Для настройки параметров архивации в Outlook 2013 выполните следующие действия:
| Шаг | Описание |
| 1 | Откройте Outlook 2013 и выберите вкладку «Файл». |
| 2 | В открывшемся меню выберите «Параметры» и перейдите во вкладку «Дополнительно». |
| 3 | В разделе «Автоархивация» нажмите на кнопку «Параметры автоархивации». |
| 4 | Настройте параметры архивации в соответствии с вашими предпочтениями. Вы можете выбрать интервал архивации, определить папку для сохранения архивных элементов, а также указать, какие элементы автоматически архивировать. |
| 5 | После настройки параметров нажмите «ОК», чтобы сохранить изменения. |
Теперь вы знаете, как настроить параметры архивации в Outlook 2013. Это позволит вам эффективно управлять своей почтой и сохранять важные данные в архиве.
Проверка и регулярное обновление архива в Outlook 2013
После настройки архивации в Outlook 2013 важно регулярно проверять и обновлять свой архив, чтобы убедиться в его надежности и безопасности. В этом разделе мы расскажем вам, как выполнить проверку архива и обновить его при необходимости.
Чтобы выполнить проверку архива, следуйте этим шагам:
- Откройте Outlook 2013 и перейдите во вкладку «Файл».
- Выберите «Информация» в левой панели навигации.
- В разделе «Общие настройки» нажмите на кнопку «Параметры учетной записи».
- В открывшемся окне выберите свою учетную запись и нажмите на кнопку «Архивирование».
- Проверьте, что опция «Проверять архив на наличие ошибок» активирована, и нажмите на кнопку «ОК».
После выполнения этих действий Outlook 2013 автоматически проверит ваш архив на наличие ошибок. Если в процессе проверки будут обнаружены какие-либо проблемы, Outlook предложит вам исправить их или предоставит дополнительные инструкции.
Регулярное обновление архива также очень важно. Ведь в процессе работы с Outlook 2013 вы будете создавать новые письма, отправлять их, архивировать, удалять и перемещать по папкам. Чтобы ваши изменения отражались в архиве, следуйте этим советам:
- Периодически проверяйте свой архив и убедитесь, что все необходимые письма и папки сохранены в архиве.
- Проверьте, что установлены правильные параметры архивации. Если ваш архив не обновляется автоматически, установите нужные вам параметры обновления.
- Выполняйте регулярное резервное копирование архива. Это поможет вам избежать потери данных в случае сбоя системы или других непредвиденных ситуаций.
Следуя этим рекомендациям, вы сможете обеспечить надежность и безопасность вашего архива в Outlook 2013 и быть увереными в сохранности важных данных.