Создание отчета в Access 2016 — подробная инструкция для успешного формирования отчетности

Microsoft Access 2016 является мощным инструментом для управления базами данных, который позволяет пользователям создавать и настраивать отчеты, представляющие важную информацию в удобной форме. Создание отчета в Access обычно заключается в выборе данных из таблицы или запроса, а затем настройке его внешнего оформления и расположения.

В данной статье мы рассмотрим пошаговую инструкцию по созданию отчета в Access 2016. Мы покажем вам, как выбрать данные для отчета из таблицы или запроса, как настроить его внешний вид и добавить необходимые элементы, такие как заголовки, названия колонок и подвалы. Мы также рассмотрим некоторые полезные советы и трюки, которые помогут вам создать профессионально выглядящий отчет в Access.

Необходимо отметить, что для создания отчета в Access 2016 требуется предварительное наличие таблицы или запроса с данными, которые вы хотите использовать в отчете. Если у вас уже есть эти данные, то мы можем начать создание отчета, следуя дальнейшим шагам.

Шаг 1: Открытие Access 2016 и выбор базы данных

После того, как вы откроете Access 2016, вы увидите окно, где можно выбрать существующую базу данных или создать новую.

Если у вас уже есть база данных, которую вы хотите использовать для создания отчета, щелкните на кнопке «Открыть другую базу данных», чтобы найти и выбрать ее на вашем компьютере или сетевом хранилище данных.

Если же у вас еще нет базы данных или вы хотите создать новую, выберите опцию «Создание базы данных». Затем укажите место, где вы хотите сохранить новую базу данных, введите имя файла и нажмите кнопку «Создать».

После того, как вы выбрали или создали базу данных, Access 2016 откроется с выбранной базой данных. Теперь вы готовы переходить к следующему шагу — созданию отчета.

Шаг 2: Создание нового отчета

Вот как создать новый отчет в Access 2016:

Поздравляю! Вы только что создали новый отчет в Access 2016. Теперь вы можете просматривать и распечатывать данные в удобном формате, а также выполнять другие действия с отчетом с помощью соответствующих инструментов и настроек.

Шаг 3: Выбор источника данных для отчета

Чтобы создать отчет в Access 2016, необходимо выбрать источник данных, из которого будут извлекаться данные для отображения в отчете. В Access вы можете выбрать таблицу, запрос или другой отчет в качестве источника данных.

Чтобы выбрать источник данных для отчета, выполните следующие действия:

Теперь у вас есть отчет в Access 2016 с выбранным источником данных. Вы можете настроить отчет, добавить дополнительные поля, применить фильтры и сортировку, чтобы получить нужный вид отчета.

Шаг 4: Выбор макета отчета

Для создания отчета в Access 2016 необходимо выбрать подходящий макет, который определит его внешний вид и расположение полей данных. Этот шаг позволит вам настроить отчет в соответствии с вашими предпочтениями и требованиями.

Чтобы выбрать макет отчета, следуйте следующим шагам:

1. Откройте базу данных в Access 2016.
2. В разделе «Создание» на ленте инструментов выберите «Отчет» в секции «Отчеты».
3. Откроется окно «Галерея отчетов», в котором можно выбрать один из предопределенных макетов или создать собственный.
4. Щелкните мышью на выбранный макет отчета, чтобы просмотреть его предварительный просмотр.
5. Если макет отчета вас устраивает, нажмите на кнопку «Создать», чтобы создать отчет на основе выбранного макета.

После выполнения этих шагов вы успешно выберете макет отчета и будете готовы приступить к его настройке и заполнению данными.

Шаг 5: Добавление полей в отчет

После того, как вы создали отчет и выбрали нужный источник данных, необходимо добавить поля, которые вы хотите включить в отчет.

Чтобы добавить поле, выполните следующие действия:

1. Перейдите на вкладку «Основное» в режиме создания отчета.
2. Нажмите кнопку «Поле» на панели инструментов.
3. Выберите поле из списка доступных полей.
4. Перетащите выбранное поле в нужном порядке на макет отчета.

Вы также можете изменить настройки поля, такие как его заголовок или форматирование, щелкнув правой кнопкой мыши на поле и выбрав соответствующие опции.

Повторите эти шаги для каждого поля, которое вы хотите добавить в отчет.

После того, как вы добавили все необходимые поля, вы можете просмотреть результаты, нажав кнопку «Предварительный просмотр отчета» на панели инструментов. Если все выглядит правильно, вы можете сохранить отчет и использовать его для анализа данных.

Шаг 6: Применение сортировки и фильтров к данным отчета

После того, как вы создали отчет в Access 2016, вы можете применить сортировку и фильтры к данным, чтобы отобразить только нужную информацию.

Для применения сортировки к данным отчета выполните следующие шаги:

1. Откройте отчет, к которому вы хотите применить сортировку.
2. Выберите поле, по которому вы хотите отсортировать данные.
3. Щелкните правой кнопкой мыши на выбранном поле и выберите пункт «Сортировка и группировка».
4. В появившемся окне выберите порядок сортировки (по возрастанию или по убыванию) и нажмите кнопку «ОК».

Чтобы применить фильтры к данным отчета, выполните следующие шаги:

1. Откройте отчет, к которому вы хотите применить фильтры.
2. Выберите поле, по которому вы хотите фильтровать данные.
3. Щелкните правой кнопкой мыши на выбранном поле и выберите пункт «Фильтр».
4. В появившемся окне выберите условие фильтрации и введите значение фильтра.
5. Нажмите кнопку «ОК», чтобы применить фильтр.

После того, как вы применили сортировку и фильтры к данным отчета, вы можете увидеть только отобранные данные, что позволяет вам более точно анализировать информацию.

Шаг 7: Настройка внешнего вида отчета

В Access 2016 вы можете настроить внешний вид отчета, чтобы он соответствовал вашим требованиям и предпочтениям. Вот некоторые способы настройки внешнего вида отчета:

1. Изменение заголовков и надписей: вы можете изменить текст заголовков и надписей на отчете, чтобы они были более информативными и понятными для пользователей.
2. Применение форматирования: вы можете применить различные стили и форматирование к данным и тексту на отчете, чтобы сделать его более привлекательным и профессиональным.
3. Добавление изображений и логотипов: вы можете добавить изображения и логотипы на отчет, чтобы создать брендированный вид и добавить визуальный интерес.
4. Настройка цветовой схемы: вы можете настроить цветовую схему отчета, чтобы она соответствовала вашему корпоративному стилю или личным предпочтениям.
5. Изменение размеров и размещения элементов: вы можете изменить размеры и размещение элементов отчета, чтобы выделить важные данные и облегчить чтение и анализ информации.

Вам следует экспериментировать с различными настройками, чтобы определить оптимальный внешний вид вашего отчета. Не бойтесь использовать свою креативность и экспериментировать с разными элементами дизайна, чтобы создать отчет, который эффективно представляет данные и удовлетворяет вашим потребностям. Помните, что в конечном итоге внешний вид вашего отчета должен быть четким, понятным и привлекательным для пользователей.

Шаг 8: Добавление группировки к данным отчета

Чтобы сделать ваш отчет в Access 2016 более структурированным и удобным для анализа, вы можете добавить группировку к данным отчета. Группировка позволяет объединить данные по определенному полю или условию и показать их вместе.

Чтобы добавить группировку к отчету, выполните следующие шаги:

1. Откройте отчет, к которому вы хотите добавить группировку.
2. На вкладке «Создание отчета» выберите поле, по которому вы хотите сгруппировать данные.
3. Щелкните правой кнопкой мыши на выбранном поле и выберите «Добавить группировку».
4. Повторите шаги 2 и 3 для всех полей, по которым вы хотите сгруппировать данные.
5. Если необходимо, вы можете изменить порядок группировки, перетащив поля вверх или вниз по списку группировки.
6. Добавьте нужные итоги к каждой группировке, щелкнув правой кнопкой мыши на поле группировки и выбрав «Добавить итог». Вы можете выбрать различные функции агрегации, такие как «Сумма», «Среднее» или «Количество».

После завершения этих шагов вы увидите, что данные в вашем отчете будут сгруппированы по выбранным полям. Вы также будете иметь итоги для каждой группы, что позволит проводить анализ и сравнивать данные более эффективно.

Теперь вы знаете, как добавить группировку к данным отчета в Access 2016, что поможет вам создать более структурированный и информативный отчет для своих нужд.

Шаг 9: Предварительный просмотр и сохранение отчета

После того, как вы завершили создание отчета в Microsoft Access 2016, настало время проверить его в предварительном просмотре и сохранить.

1. Чтобы открыть отчет в предварительном просмотре, выберите его в навигационной панели слева.

2. Нажмите правой кнопкой мыши на отчете и выберите пункт «Предварительный просмотр». Откроется окно, в котором вы сможете увидеть, как будет выглядеть отчет при его печати.

3. В предварительном просмотре можно выполнить такие действия, как изменение масштаба просмотра, прокрутка, поиск текста и т. д. Это помогает убедиться, что отчет выглядит и форматирован правильно.

4. Если вам нужно сохранить отчет на компьютере, нажмите кнопку «Сохранить» в верхнем левом углу окна предварительного просмотра. Выберите путь и имя файла для сохранения отчета.

5. Вы также можете выбрать другой формат файла для сохранения отчета, используя опцию «Сохранить как тип». Возможные форматы включают PDF, XPS, HTML и другие.

6. После того, как вы сохраните отчет, вы можете закрыть его предварительный просмотр или продолжить работу с ним, если есть необходимость в дальнейшей редакции.

Теперь вы знаете, как просмотреть и сохранить отчет в Microsoft Access 2016. Проверьте его в предварительном просмотре, чтобы убедиться, что он отображается корректно, и сохраните его для дальнейшего использования.